Trong quá trình vận hành, nhiều doanh nghiệp thường rất chú trọng đến hóa đơn, chứng từ kế toán và cho rằng chỉ cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán là khoản chi đã đủ điều kiện được tính vào chi phí hợp lý. Tuy nhiên, trên thực tế, hóa đơn mới chỉ là một phần của hồ sơ chứng minh chi phí. Khi cơ quan thuế, cơ quan lao động hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội tiến hành thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp không chỉ cần xuất trình hóa đơn, chứng từ thanh toán mà còn phải chứng minh được khoản chi đó có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có căn cứ chi trả rõ ràng; được phê duyệt đúng thẩm quyền và phù hợp với quy chế, quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Chính vì vậy, hệ thống hồ sơ pháp lý nội bộ đóng vai trò rất quan trọng. Đây không chỉ là bộ tài liệu phục vụ quản trị doanh nghiệp mà còn là “lá chắn pháp lý” giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro khi giải trình chi phí, quyết toán thuế, thanh tra thuế hoặc kiểm tra việc chấp hành pháp luật về lao động, bảo hiểm xã hội.
Vì sao hóa đơn, chứng từ kế toán là chưa đủ?
Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp có đầy đủ hóa đơn, chứng từ chuyển khoản nhưng vẫn gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan chức năng. Nguyên nhân là doanh nghiệp chưa có đủ hồ sơ nội bộ để chứng minh bản chất của khoản chi.
Ví dụ, doanh nghiệp chi tiền thưởng cho nhân viên nhưng không có quy chế lương thưởng, không có tiêu chí xét thưởng, không có quyết định phê duyệt thưởng. Doanh nghiệp chi công tác phí nhưng không có quy chế công tác phí, không có quyết định cử đi công tác, không có báo cáo kết quả công tác. Doanh nghiệp chi tiền cho cộng tác viên nhưng không có hợp đồng, không có biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận kết quả công việc.
Trong những trường hợp này, dù doanh nghiệp có chứng từ thanh toán, khoản chi vẫn có nguy cơ bị đánh giá là thiếu căn cứ, không chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ hoặc không đủ điều kiện được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải bao gồm: bị loại chi phí khi quyết toán thuế, bị truy thu thuế, phát sinh tiền chậm nộp, bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị đánh giá là thiếu minh bạch trong quản trị tài chính nội bộ.
Xem thêm: Dịch vụ tư vấn pháp lý về doanh nghiệp của Suntrust
Hồ sơ pháp lý nội bộ là gì?
Hồ sơ pháp lý nội bộ là hệ thống các tài liệu do doanh nghiệp ban hành, ký kết, lưu trữ và áp dụng trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh. Đây là căn cứ để xác định quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm, quy trình phê duyệt, cơ chế chi trả và phương thức kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Có thể hiểu đơn giản, nếu hóa đơn, chứng từ kế toán chứng minh rằng khoản chi đã phát sinh, thì hồ sơ pháp lý nội bộ giúp chứng minh vì sao khoản chi đó được chi, ai là người có thẩm quyền phê duyệt, chi theo quy chế nào, người nhận có đủ điều kiện hưởng hay không và khoản chi có phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hay không.
Một hệ thống hồ sơ nội bộ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp quản trị bài bản hơn, hạn chế tranh chấp với người lao động, cộng tác viên, đối tác, đồng thời tạo cơ sở vững chắc để giải trình khi có thanh tra, kiểm tra.
Những nhóm hồ sơ nội bộ doanh nghiệp nên có
Tùy theo quy mô, ngành nghề và cách vận hành, mỗi doanh nghiệp sẽ cần xây dựng bộ hồ sơ nội bộ phù hợp. Tuy nhiên, về cơ bản, doanh nghiệp nên chuẩn bị các nhóm hồ sơ sau:
Thứ nhất, hồ sơ về lao động, tiền lương, thưởng và phúc lợi.
Nhóm hồ sơ này bao gồm hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động, thang lương, bảng lương, quy chế tiền lương, quy chế thưởng, quy chế phúc lợi, bảng chấm công, bảng thanh toán lương, quyết định nâng lương, quyết định thưởng và các tài liệu liên quan đến việc chi trả thu nhập cho người lao động.
Đối với các khoản lương, thưởng, phụ cấp, hỗ trợ hoặc phúc lợi, doanh nghiệp cần có quy định rõ về đối tượng được hưởng, điều kiện hưởng, mức hưởng và thẩm quyền phê duyệt. Đây là căn cứ quan trọng để chứng minh khoản chi nhân sự là có thật, có liên quan đến hoạt động kinh doanh và được thực hiện theo chính sách nội bộ của doanh nghiệp.
Thứ hai, hồ sơ về KPI và đánh giá hiệu suất công việc.
Đối với doanh nghiệp có áp dụng cơ chế thưởng theo doanh số, thưởng theo hiệu quả công việc hoặc thưởng KPI, cần có quy chế KPI, tiêu chí đánh giá, bảng mô tả công việc, bảng đánh giá kết quả công việc và quyết định phê duyệt thưởng. Nếu không có hồ sơ đánh giá rõ ràng, khoản thưởng KPI có thể bị đặt vấn đề về căn cứ chi trả, đặc biệt khi giá trị khoản thưởng lớn hoặc có sự biến động bất thường.
Thứ ba, hồ sơ về công tác phí, tạm ứng, thanh toán và hoàn ứng.
Doanh nghiệp nên có quy chế công tác phí, quy chế tạm ứng, thanh toán,hoàn ứng, giấy đề nghị tạm ứng, quyết định hoặc phê duyệt cử đi công tác, bảng kê chi phí, hóa đơn chứng từ kèm theo, báo cáo kết quả công tác và giấy đề nghị thanh toán. Nhóm hồ sơ này giúp chứng minh khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh, không phải là khoản chi cá nhân hoặc khoản chi không có căn cứ.
Thứ tư, hồ sơ về cộng tác viên, khoán việc và hợp đồng dịch vụ.
Đối với các khoản chi cho cộng tác viên, chuyên gia, nhân sự khoán việc hoặc bên cung cấp dịch vụ bên ngoài, doanh nghiệp nên có hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng khoán việc, hợp đồng dịch vụ, bảng giao việc, biên bản nghiệm thu, xác nhận hoàn thành công việc và hồ sơ thanh toán. Việc xây dựng hồ sơ rõ ràng còn giúp doanh nghiệp hạn chế nhầm lẫn giữa quan hệ lao động và quan hệ dịch vụ.
Thứ năm, quy chế tài chính và quy chế chi tiêu nội bộ.
Đây là nhóm tài liệu rất quan trọng để xác định nguyên tắc quản lý tài chính, thẩm quyền phê duyệt, hạn mức chi tiêu, quy trình mua sắm, thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng, tiếp khách, công tác phí và lưu trữ chứng từ. Khi có quy chế tài chính rõ ràng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng giải trình vì sao khoản chi được phê duyệt và người phê duyệt có đúng thẩm quyền hay không.
Thứ sáu, hồ sơ phân quyền và kiểm soát nội bộ.
Doanh nghiệp nên xây dựng ma trận phân quyền phê duyệt, quy trình ký kết hợp đồng, quy trình mua sắm, quy trình thanh toán, bảng theo dõi nghĩa vụ pháp lý, thuế, lao động, bảo hiểm và checklist hồ sơ theo từng loại chi phí. Hệ thống này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hoạt động nội bộ và hạn chế rủi ro phát sinh do chi sai thẩm quyền hoặc thiếu hồ sơ phê duyệt.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ pháp lý nền tảng như Điều lệ công ty, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, sổ đăng ký thành viên, sổ cổ đông, giấy chứng nhận phần vốn góp, biên bản họp, nghị quyết, quyết định nội bộ, hồ sơ góp vốn, chuyển nhượng vốn và các giấy phép con nếu doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
Hồ sơ nội bộ giúp doanh nghiệp bảo vệ mình như thế nào?
Một khoản chi an toàn không nên chỉ có hóa đơn và chứng từ thanh toán. Doanh nghiệp cần có đủ “chuỗi hồ sơ” để chứng minh khoản chi đó phát sinh đúng thực tế, đúng mục đích và đúng quy trình.
Ví dụ, đối với khoản thưởng nhân viên, doanh nghiệp nên có quy chế thưởng, tiêu chí thưởng, bảng đánh giá kết quả công việc, quyết định phê duyệt thưởng, bảng thanh toán và chứng từ chi trả. Đối với khoản công tác phí, doanh nghiệp nên có quy chế công tác phí, phê duyệt đi công tác, hóa đơn chứng từ, báo cáo kết quả công tác và hồ sơ hoàn ứng. Đối với khoản chi cộng tác viên, doanh nghiệp nên có hợp đồng, biên bản nghiệm thu, xác nhận hoàn thành công việc và hồ sơ thanh toán.
Khi hồ sơ được chuẩn hóa, doanh nghiệp sẽ có cơ sở rõ ràng để giải trình với cơ quan chức năng, đồng thời hạn chế nguy cơ bị xuất toán chi phí, truy thu thuế hoặc xử phạt. Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị minh bạch, chuyên nghiệp và dễ kiểm soát hơn trong quá trình vận hành.
Để biết thêm thông tin chi tiết về các thủ tục, dịch vụ pháp lý vui lòng liên hệ Suntrust để được tư vấn và hỗ trợ.
