Từ ngày 24/7/2026, Quyết định 30/2026/QĐ-TTg có hiệu lực, làm rõ khái niệm hội nghị, hội thảo quốc tế và các yếu tố nước ngoài cần lưu ý khi tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Quy định mới về hội nghị, hội thảo quốc tế từ ngày 24/7/2026
Ngày 09/6/2026, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. Quyết định này có hiệu lực từ ngày 24/7/2026 và thay thế Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020.
Đây là văn bản quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hiệp hội, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam và các đơn vị thường xuyên tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài.
So với quy định cũ, Quyết định 30/2026/QĐ-TTg có một số điểm mới đáng chú ý như:
- Làm rõ khái niệm hội nghị, hội thảo quốc tế;
- Ghi nhận cả hình thức tổ chức trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp với trực tuyến;
- Mở rộng các trường hợp không thuộc phạm vi điều chỉnh;
- Bổ sung các trường hợp được miễn thủ tục xin phép;
- Thay đổi, làm rõ thẩm quyền cho phép tổ chức;
- Rút ngắn thời hạn xử lý hồ sơ;
- Bổ sung nghĩa vụ gửi danh sách đại biểu nước ngoài và trách nhiệm sau khi tổ chức.
Trong bối cảnh các hoạt động hợp tác quốc tế, hội thảo chuyên ngành, tọa đàm trực tuyến, chương trình đào tạo, sự kiện xúc tiến đầu tư, hội nghị khách hàng có sự tham gia của chuyên gia nước ngoài ngày càng phổ biến, việc xác định đúng một sự kiện có phải là hội nghị, hội thảo quốc tế hay không là bước rất quan trọng.
Nếu xác định sai, đơn vị tổ chức có thể không thực hiện đúng thủ tục bắt buộc, dẫn đến rủi ro bị yêu cầu tạm dừng, đình chỉ hoặc bị xử lý vi phạm theo quy định pháp luật.
Xem thêm: Thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Hà Nội
Hội nghị, hội thảo quốc tế là gì?
Theo Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, hội nghị, hội thảo quốc tế được hiểu là hoạt động có đầy đủ các yếu tố cơ bản sau:
Thứ nhất, hoạt động đó phải có chương trình tổ chức cụ thể. Điều này có nghĩa là sự kiện phải có nội dung, thời gian, chủ đề hoặc kế hoạch tổ chức cụ thể, không phải là các cuộc gặp gỡ xã giao, tiếp khách thông thường hoặc hoạt động trao đổi mang tính nội bộ không có chương trình độc lập.
Thứ hai, sự kiện phải có diễn giả hoặc có nội dung thảo luận. Đây là điểm thể hiện bản chất của hội nghị, hội thảo là hoạt động trao đổi thông tin, trình bày tham luận, thảo luận chuyên đề, chia sẻ kinh nghiệm hoặc đưa ra ý kiến về một vấn đề cụ thể.
Thứ ba, sự kiện có thể được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam hoặc trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp với trực tuyến mà có ít nhất một đầu cầu của ban tổ chức thuộc lãnh thổ Việt Nam.
Thứ tư, sự kiện phải có ít nhất một yếu tố nước ngoài.
Yếu tố nước ngoài được xác định như thế nào?
Một sự kiện có thể được xem là có yếu tố nước ngoài nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
Có sự chủ trì, đồng chủ trì hoặc phối hợp tổ chức của cơ quan, tổ chức nước ngoài; hoặc có sự tham gia tổ chức của cá nhân không có quốc tịch Việt Nam.
Có diễn giả, báo cáo viên hoặc đại biểu không có quốc tịch Việt Nam; hoặc có đại biểu là người đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức nước ngoài.
Có sự tài trợ toàn bộ hoặc một phần kinh phí của cơ quan, tổ chức nước ngoài hoặc của cá nhân không có quốc tịch Việt Nam.
Như vậy, yếu tố nước ngoài không chỉ được xác định thông qua quốc tịch của người tham dự. Trên thực tế, nhiều sự kiện không có nhiều người nước ngoài tham dự nhưng vẫn có thể phải xin phép nếu có tổ chức nước ngoài đồng tổ chức, tài trợ kinh phí hoặc có diễn giả nước ngoài trình bày nội dung chuyên môn.
Ngược lại, cũng không phải mọi sự kiện có người nước ngoài xuất hiện đều mặc nhiên là hội nghị, hội thảo quốc tế phải xin phép. Cần xem xét tổng thể tính chất sự kiện, mục đích tổ chức, nội dung chương trình, thành phần tham dự, vai trò của người nước ngoài, nguồn kinh phí và cơ sở pháp lý liên quan.
Một số ví dụ thực tế doanh nghiệp cần lưu ý
Trong thực tế, các sự kiện sau đây thường cần được rà soát kỹ trước khi tổ chức:
- Hội thảo chuyên đề có diễn giả nước ngoài trình bày;
- Tọa đàm có chuyên gia nước ngoài tham gia thảo luận;
- Webinar có đầu cầu tổ chức tại Việt Nam và có khách mời quốc tế;
- Hội nghị do doanh nghiệp Việt Nam phối hợp với tổ chức nước ngoài tổ chức;
- Chương trình có nguồn tài trợ từ tổ chức, cá nhân nước ngoài;
- Sự kiện giới thiệu chương trình, dự án, phi dự án có yếu tố nước ngoài;
- Hội thảo có nội dung liên quan đến chính sách, pháp luật, giáo dục, y tế, đầu tư, công nghệ, môi trường hoặc lĩnh vực chuyên ngành khác;
- Diễn đàn có nội dung trao đổi, kiến nghị, đề xuất sửa đổi chính sách, pháp luật Việt Nam.
Đối với các sự kiện này, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào tên gọi sự kiện. Việc đặt tên là “tọa đàm”, “workshop”, “training”, “webinar”, “talkshow”, “seminar” hay “meeting” không quyết định việc có phải xin phép hay không. Cơ quan nhà nước sẽ xem xét bản chất của hoạt động, nội dung chương trình, thành phần tổ chức và yếu tố nước ngoài đi kèm.
Suntrust hỗ trợ gì cho doanh nghiệp?
Suntrust cung cấp dịch vụ tư vấn, rà soát và hỗ trợ doanh nghiệp xác định sự kiện có thuộc diện phải xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế hay không. Trên cơ sở thông tin về chương trình, diễn giả, đại biểu, đơn vị tổ chức, nguồn tài trợ và địa điểm tổ chức, Suntrust có thể đưa ra ý kiến pháp lý sơ bộ, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và đại diện thực hiện thủ tục với cơ quan có thẩm quyền.
Việc rà soát pháp lý từ sớm giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch tổ chức, hạn chế rủi ro phải điều chỉnh chương trình, bổ sung hồ sơ gấp hoặc bị ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện.
