Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Căn cứ Khoản 1, Khoản 2 Điều 3 Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg, hội nghị, hội thảo quốc tế là hoạt động có đầy đủ các yếu tố sau:

• Có chương trình;
• Có diễn giả hoặc có nội dung thảo luận;
• Được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam, tổ chức trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp với trực tuyến, trong đó có ít nhất một đầu cầu của ban tổ chức thuộc lãnh thổ Việt Nam;
• Có ít nhất một yếu tố nước ngoài nêu dưới đây.

Yếu tố nước ngoài được hiểu là một trong các trường hợp như:

• Có sự chủ trì, đồng chủ trì hoặc phối hợp tổ chức của cơ quan, tổ chức nước ngoài hoặc sự tham gia tổ chức của cá nhân không có quốc tịch Việt Nam;
• Có diễn giả, báo cáo viên hoặc đại biểu không có quốc tịch Việt Nam hoặc là đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức nước ngoài;
• Có sự tài trợ toàn bộ hoặc một phần kinh phí của cơ quan, tổ chức nước ngoài hoặc của cá nhân không có quốc tịch Việt Nam.

Như vậy, không phải mọi sự kiện có người nước ngoài tham dự đều mặc nhiên phải xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Cần xem xét cụ thể về tính chất chương trình, thành phần tổ chức, nội dung thảo luận, diễn giả, nguồn tài trợ và mục đích của sự kiện.

Khoản 2 Điều 1 Quyết định 30/2026/QĐ-TTg đã liệt kê rõ nhiều hoạt động không thuộc phạm vi điều chỉnh của thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, cụ thể gồm:

• Hội nghị quốc tế cấp người đứng đầu Đảng, Nhà nước;
• Hội nghị, hội thảo quốc tế do Văn phòng Chủ tịch nước; Tòa án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân; Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; cơ quan của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; Văn phòng Quốc hội; Kiểm toán nhà nước; Hội đồng nhân dân; các ban, cơ quan Đảng Trung ương; các tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc trung ương; các đơn vị, tổ chức trực thuộc các cơ quan tại điểm này chủ trì tổ chức;
• Hội nghị, hội thảo quốc tế của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam;
• Hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung bí mật nhà nước;
• Hội nghị, hội thảo quốc tế của các tổ chức tôn giáo;
• Đại hội có yếu tố nước ngoài của các hội thành lập và hoạt động theo quy định pháp luật về tổ chức, hoạt động và quản lý hội;
• Hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài về bán hàng đa cấp;
• Hội nghị tổng kết, hội nghị triển khai công tác, hội nghị với khách hàng, cổ đông, nhà cung cấp có yếu tố nước ngoài của doanh nghiệp, hội nghị của các doanh nghiệp thuộc cùng một tập đoàn đa quốc gia nhằm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và không có chủ đề, nội dung kiến nghị, sửa đổi chính sách, pháp luật của Việt Nam;
• Đón, tiếp khách nước ngoài;
• Họp báo quốc tế;
• Lễ tưởng niệm, lễ kỷ niệm, lễ khai mạc, lễ bế mạc, lễ trao khen thưởng, lễ công bố sự kiện, lễ ký kết thỏa thuận hợp tác, hợp đồng kinh doanh, tiệc chiêu đãi, sự kiện giao lưu văn hóa, lễ hội có yếu tố nước ngoài;
• Lễ khai giảng, lễ bế giảng, lễ trao bằng, hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, nâng cao năng lực chuyên môn, nghiệp vụ có yếu tố nước ngoài;
• Lớp học, khóa học, cuộc thi, buổi nói chuyện, thảo luận chuyên đề có yếu tố nước ngoài trong chương trình đào tạo đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định pháp luật có liên quan;
• Hoạt động xúc tiến thương mại, đầu tư, hội chợ, triển lãm có yếu tố nước ngoài;
• Việc cho phép cá nhân chủ trì hoặc tham dự hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

Đây là điểm mới quan trọng, giúp doanh nghiệp và tổ chức phân biệt rõ hơn giữa sự kiện thông thường có yếu tố nước ngoài và hội nghị, hội thảo quốc tế phải xin phép.

Không phải mọi hội nghị, hội thảo quốc tế đều phải thực hiện thủ tục xin phép. Theo Điều 6 Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, một số trường hợp được miễn thủ tục xin phép tổ chức, bao gồm:

• Trường hợp được miễn thủ tục xin phép theo quy định tại văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội hoặc Chính phủ ban hành;
• Hội nghị, hội thảo quốc tế là hoạt động chính thức trong đề án, chương trình, kế hoạch đón đoàn thăm, làm việc đã được các cơ quan hành chính nhà nước phê duyệt và đã có thông tin dự kiến về chủ đề, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nguồn kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại thời điểm phê duyệt đề án, chương trình, kế hoạch đón đoàn;
• Hội nghị, hội thảo quốc tế là hợp phần trong văn kiện chương trình, dự án, phi dự án đã được các cơ quan hành chính nhà nước phê duyệt và đã có thông tin dự kiến về mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm, diễn giả nước ngoài, thành phần tham dự, nguồn kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại thời điểm phê duyệt văn kiện.

Tuy nhiên, việc được miễn xin phép không đồng nghĩa với việc đơn vị tổ chức không phải thực hiện bất kỳ nghĩa vụ nào. Đối với các trường hợp được miễn, đơn vị tổ chức vẫn phải thông báo bằng văn bản đến Cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quy định tại Điều 5 Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, Bộ Công an và UBND cấp tỉnh nơi tổ chức trực tiếp ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức.

Văn bản thông báo cần nêu rõ tên hội nghị, hội thảo; thành phần tham gia tổ chức; thời gian; địa điểm; chương trình; số lượng và thành phần đại biểu tham dự; nguồn kinh phí; danh sách báo cáo viên, diễn giả nước ngoài, gồm họ tên, quốc tịch, trình độ chuyên môn, chức danh, nơi công tác, trường hợp báo cáo viên, diễn giả nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam thì cung cấp thêm ngày sinh và số hộ chiếu.

Căn cứ Điều 5 Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg, thẩm quyền cho phép tổ chức, cho chủ trương đăng cai hội nghị, hội thảo quốc tế như sau:

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ có thẩm quyền cho phép tổ chức, cho chủ trương đăng cai hội nghị, hội thảo quốc tế của các cơ quan, tổ chức do bộ, cơ quan ngang bộ cho phép thành lập, cấp giấy phép, giấy đăng ký hoạt động hoặc được Chính phủ giao cho bộ, cơ quan ngang bộ quản lý hoặc các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, hoạt động trong phạm vi toàn quốc hoặc liên tỉnh, có lĩnh vực hoạt động chính thuộc phạm vi quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực của bộ, cơ quan ngang bộ theo quyết định của Bộ Nội vụ.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cho phép tổ chức, cho chủ trương đăng cai hội nghị, hội thảo quốc tế của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp xã; hoặc phân cấp các thẩm quyền này cho cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.

Cơ quan chuyên môn phụ trách công tác đối ngoại thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cho phép tổ chức, cho chủ trương đăng cai hội nghị, hội thảo quốc tế:

• Các tổ chức Việt Nam do cấp có thẩm quyền của địa phương cho phép thành lập hoặc cấp giấy đăng ký hoạt động;
• Các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, hoạt động trong phạm vi địa phương;
• Chi nhánh, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài do cấp có thẩm quyền của địa phương cho phép thành lập.

Đối với hội nghị, hội thảo có thành phần tham dự từ cấp Bộ trưởng trở lên của Việt Nam và nước ngoài; hoặc có chủ đề, nội dung liên quan đến ít nhất một trong các vấn đề biên giới, lãnh thổ, chủ quyền quốc gia, an ninh quốc gia, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người; hoặc trực tiếp kiến nghị sửa đổi chính sách, pháp luật của Việt Nam; theo hình thức trực tiếp tại các xã, phường, đặc khu trọng điểm về quốc phòng, an ninh theo quy định của pháp luật về quốc phòng, an ninh, dân quân tự vệ thì Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh không thực hiện phân cấp thẩm quyền cho phép tổ chức, cho chủ trương đăng cai các hội nghị, hội thảo quốc tế.

*Đối với Hồ sơ, trình tự thủ tục xin phép, cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan hành chính nhà nước và cơ quan, đơn vị, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc thực hiện theo quy định tại Điều 7 Quyết định 30/2026/QĐ-TTg.

* Đối với Hồ sơ, trình tự thủ tục xin phép, cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của tổ chức Việt Nam khác và cơ quan, tổ chức nước ngoài thực hiện theo quy định tại Điều 8 Quyết định 30/2026/QĐ-TTg.

 Hồ sơ xin phép bao gồm:

• Bản chính hoặc bản điện tử của văn bản xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo Mẫu số 01 tại Phụ lục kèm theo Quyết định 30/2026/QĐ-TTg;
• Bản sao hoặc bản điện tử của văn bản xác nhận tư cách được thuê làm đơn vị tổ chức nếu thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản 3 Điều 3 của Quyết định 30/2026/QĐ-TTg kèm bản dịch tiếng Việt nếu văn bản bằng tiếng nước ngoài;
• Bản sao hoặc bản điện tử của văn bản phê duyệt chương trình, dự án, phi dự án của cấp có thẩm quyền nếu hội nghị, hội thảo quốc tế có mục đích, nội dung giới thiệu, báo cáo về chương trình, dự án, phi dự án;
• Trường hợp đã có dữ liệu điện tử có thể khai thác thông qua kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dùng chung, Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì đơn vị tổ chức không phải nộp các giấy tờ liên quan.

Thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế được thực hiện cơ bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Đơn vị tổ chức cần xác định sự kiện có thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định 30/2026/QĐ-TTg hay không; có thuộc trường hợp được miễn xin phép hay không; cơ quan nào có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ; hồ sơ cần chuẩn bị theo Mẫu số 01 hay chỉ cần thông báo.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Đơn vị tổ chức nộp 01 bộ hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền theo Quyết định 30/2026/QĐ-TTg. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền phải yêu cầu và hướng dẫn đơn vị tổ chức bổ sung, điều chỉnh hồ sơ. Việc yêu cầu bổ sung chỉ được thực hiện 01 lần. Thời gian để đơn vị tổ chức bổ sung hồ sơ là không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu.

Bước 4: Lấy ý kiến cơ quan liên quan nếu cần

Trường hợp hội nghị, hội thảo có nội dung cần lấy ý kiến, cơ quan có thẩm quyền sẽ lấy ý kiến của cơ quan, địa phương liên quan. Các cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

Bước 5: Trả kết quả

Nếu được chấp thuận, cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo Mẫu số 02. Trường hợp không cho phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Theo Điều 7, Điều 8 Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, thời hạn trả lời đơn vị tổ chức được quy định như sau:

• Không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ đối với hội nghị, hội thảo quốc tế cần lấy ý kiến cơ quan, địa phương liên quan;
• Không quá 09 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ đối với các trường hợp khác.

Đây là điểm mới đáng chú ý so với quy định trước đây, giúp thời gian xử lý hồ sơ được xác định rõ hơn. Tuy nhiên, trên thực tế, đơn vị tổ chức vẫn nên chuẩn bị hồ sơ sớm để có thời gian chỉnh sửa, bổ sung, xử lý các yêu cầu phát sinh và tránh ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức sự kiện.