Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, các hoạt động hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hợp tác, trao đổi tri thức và phát triển kinh tế – xã hội. Nhằm đảm bảo quá trình tổ chức diễn ra theo đúng quy định của pháp luật, các tổ chức, cá nhân có nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam cần thực hiện thủ tục xin cấp phép theo quy định hiện hành. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ theo quy định pháp luật năm 2026, đặc biệt là theo Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy trình và đảm bảo tuân thủ quy định của Nhà nước.
Cơ quan có thẩm quyền cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
Theo Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế được xác định căn cứ vào chủ thể tổ chức, phạm vi hoạt động và lĩnh vực quản lý.
Cụ thể:
- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ có thẩm quyền đối với các cơ quan, tổ chức do bộ, cơ quan ngang bộ cho phép thành lập, cấp giấy phép, cấp đăng ký hoạt động hoặc được Chính phủ giao quản lý;
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền đối với hội nghị, hội thảo quốc tế của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp xã;
- Cơ quan chuyên môn phụ trách công tác đối ngoại thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền đối với một số tổ chức Việt Nam do địa phương cho phép thành lập hoặc cấp đăng ký hoạt động, các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện hoạt động trong phạm vi địa phương, chi nhánh, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài do địa phương cho phép thành lập.
Một số sự kiện có tính chất đặc biệt sẽ được xem xét chặt chẽ hơn, chẳng hạn:
- Có thành phần tham dự từ cấp Bộ trưởng trở lên;
- Có nội dung liên quan đến biên giới, lãnh thổ, chủ quyền quốc gia;
- Có nội dung liên quan đến an ninh quốc gia, quốc phòng;
- Có nội dung liên quan đến dân tộc, tôn giáo, quyền con người;
- Có nội dung trực tiếp kiến nghị sửa đổi chính sách, pháp luật Việt Nam;
- Tổ chức trực tiếp tại khu vực trọng điểm về quốc phòng, an ninh.
Đối với các trường hợp này, việc xác định thẩm quyền và chuẩn bị hồ sơ cần được thực hiện thận trọng hơn.
Xem thêm: Hội nghị, hội thảo quốc tế là gì? Cách xác định sự kiện có yếu tố nước ngoài phải xin phép
Thành phần hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
Hồ sơ, trình tự thủ tục xin phép, cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan hành chính nhà nước và cơ quan, đơn vị, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc thực hiện theo quy định tại Điều 7 Quyết định 30/2026/QĐ-TTg.
Hồ sơ, trình tự thủ tục xin phép, cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của tổ chức Việt Nam khác và cơ quan, tổ chức nước ngoài thực hiện theo quy định tại Điều 8 Quyết định 30/2026/QĐ-TTg.
Cụ thể, hồ sơ xin phép bao gồm:
- Bản chính hoặc bản điện tử của văn bản xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo Mẫu số 01 tại Phụ lục kèm theo Quyết định 30/2026/QĐ-TTg;
- Bản sao hoặc bản điện tử của văn bản xác nhận tư cách được thuê làm đơn vị tổ chức nếu thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản 3 Điều 3 của Quyết định 30/2026/QĐ-TTg kèm bản dịch tiếng Việt nếu văn bản bằng tiếng nước ngoài;
- Bản sao hoặc bản điện tử của văn bản phê duyệt chương trình, dự án, phi dự án của cấp có thẩm quyền nếu hội nghị, hội thảo quốc tế có mục đích, nội dung giới thiệu, báo cáo về chương trình, dự án, phi dự án;
- Trường hợp đã có dữ liệu điện tử có thể khai thác thông qua kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dùng chung, Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì đơn vị tổ chức không phải nộp các giấy tờ liên quan.
Trình tự thực hiện thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
Thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế được thực hiện cơ bản như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Đơn vị tổ chức cần xác định sự kiện có thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định 30/2026/QĐ-TTg hay không; có thuộc trường hợp được miễn xin phép hay không; cơ quan nào có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ; hồ sơ cần chuẩn bị theo Mẫu số 01 hay chỉ cần thông báo.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Đơn vị tổ chức nộp 01 bộ hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền theo Quyết định 30/2026/QĐ-TTg. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền phải yêu cầu và hướng dẫn đơn vị tổ chức bổ sung, điều chỉnh hồ sơ. Việc yêu cầu bổ sung chỉ được thực hiện 01 lần. Thời gian để đơn vị tổ chức bổ sung hồ sơ là không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu.
Bước 4: Lấy ý kiến cơ quan liên quan nếu cần
Trường hợp hội nghị, hội thảo có nội dung cần lấy ý kiến, cơ quan có thẩm quyền sẽ lấy ý kiến của cơ quan, địa phương liên quan. Các cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
Bước 5: Trả kết quả
Nếu được chấp thuận, cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo Mẫu số 02. Trường hợp không cho phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Thời hạn giải quyết hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
Theo Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, thời hạn trả lời đơn vị tổ chức được quy định như sau:
- Không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ đối với hội nghị, hội thảo quốc tế cần lấy ý kiến cơ quan, địa phương liên quan;
- Không quá 09 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ đối với các trường hợp khác.
Đây là điểm mới đáng chú ý so với quy định trước đây, giúp thời gian xử lý hồ sơ được xác định rõ hơn. Tuy nhiên, trên thực tế, đơn vị tổ chức vẫn nên chuẩn bị hồ sơ sớm để có thời gian chỉnh sửa, bổ sung, xử lý các yêu cầu phát sinh và tránh ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức sự kiện.
Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ
Để hạn chế rủi ro bị yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ các thông tin ngay từ đầu, bao gồm:
- Tên chính thức của hội nghị, hội thảo;
- Chủ đề và mục đích tổ chức;
- Chương trình dự kiến;
- Thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức;
- Thành phần ban tổ chức;
- Đơn vị phối hợp, đơn vị tài trợ;
- Danh sách diễn giả, báo cáo viên nước ngoài;
- Dự kiến số lượng và thành phần đại biểu tham dự;
- Nguồn kinh phí tổ chức;
- Tài liệu, tham luận, nội dung trình bày dự kiến sử dụng tại sự kiện.
Đối với các sự kiện có yếu tố nước ngoài, nội dung chương trình cần được trình bày rõ ràng, tránh mô tả chung chung. Trường hợp có diễn giả nước ngoài, cần chuẩn bị thông tin về:
- Họ tên;
- Quốc tịch;
- Chức danh;
- Nơi công tác;
- Trình độ chuyên môn;
- Nội dung trình bày;
- Trường hợp nhập cảnh vào Việt Nam thì cần thêm ngày sinh, số hộ chiếu theo yêu cầu liên quan.
Suntrust hỗ trợ gì cho doanh nghiệp?
Suntrust cung cấp dịch vụ tư vấn, rà soát và hỗ trợ doanh nghiệp xác định sự kiện có thuộc diện phải xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế hay không. Trên cơ sở thông tin về chương trình, diễn giả, đại biểu, đơn vị tổ chức, nguồn tài trợ và địa điểm tổ chức, Suntrust có thể đưa ra ý kiến pháp lý sơ bộ, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và đại diện thực hiện thủ tục với cơ quan có thẩm quyền.
Việc rà soát pháp lý từ sớm giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch tổ chức, hạn chế rủi ro phải điều chỉnh chương trình, bổ sung hồ sơ gấp hoặc bị ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện.
