Trong quá trình tổ chức các chương trình, sự kiện có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam, việc xác định và thực hiện đúng các thủ tục pháp lý liên quan đến hội nghị, hội thảo quốc tế là một trong những vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm. Việc chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ, xác định sai thẩm quyền hoặc thực hiện thủ tục quá sát thời điểm tổ chức có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch triển khai chương trình.
Hội nghị, hội thảo quốc tế có phải xin phép không?
Hiện nay, việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam được thực hiện theo Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg ngày 09/6/2026 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. Quyết định này có hiệu lực từ ngày 24/7/2026 và thay thế Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg.
Tuy nhiên, không phải cứ một chương trình có người nước ngoài tham dự thì đương nhiên phải thực hiện thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Doanh nghiệp cần căn cứ vào chủ thể tổ chức, hình thức tổ chức, nội dung chương trình, thành phần tham dự, vai trò của tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài cũng như mục đích của sự kiện để xác định chương trình có thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định về hội nghị, hội thảo quốc tế hay không.
Chẳng hạn, pháp luật hiện hành có quy định một số hoạt động không thuộc phạm vi điều chỉnh, trong đó có một số hội nghị với khách hàng, cổ đông, nhà cung cấp có yếu tố nước ngoài của doanh nghiệp nhằm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và không có nội dung kiến nghị sửa đổi chính sách, pháp luật Việt Nam. Vì vậy, trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp nên tiến hành rà soát bản chất của chương trình để xác định chính xác thủ tục cần thực hiện.
Những trường hợp doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý
Trong thực tế xử lý hồ sơ, các chương trình có sự tham gia của diễn giả, chuyên gia, báo cáo viên hoặc khách mời nước ngoài thường cần được rà soát kỹ ngay từ giai đoạn xây dựng kế hoạch. Việc có tổ chức nước ngoài cùng phối hợp tổ chức, tài trợ kinh phí hoặc tham gia với vai trò chuyên môn cũng có thể ảnh hưởng đến cách xác định tính chất của chương trình và cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Đối với những hội thảo có nội dung chuyên ngành, doanh nghiệp càng cần chú ý đến sự thống nhất giữa tên chương trình, mục đích tổ chức, nội dung trình bày, danh sách diễn giả và các tài liệu dự kiến sử dụng tại sự kiện. Trường hợp có nhiều cơ quan, tổ chức cùng tham gia, vai trò và trách nhiệm của từng đơn vị cũng nên được xác định rõ ngay từ đầu để tránh phát sinh yêu cầu giải trình hoặc bổ sung hồ sơ trong quá trình xử lý.
Một vấn đề khác thường gặp là doanh nghiệp đã ấn định ngày tổ chức, đặt địa điểm, mời diễn giả hoặc triển khai truyền thông nhưng hồ sơ pháp lý lại chưa được chuẩn bị. Trong trường hợp này, nếu cơ quan có thẩm quyền yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung tài liệu thì tiến độ tổ chức sự kiện có thể bị ảnh hưởng đáng kể.
Xem thêm: Hồ sơ, trình tự và thời hạn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế từ ngày 24/7/2026
Xác định đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết
Một trong những bước quan trọng của thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế là xác định đúng cơ quan có thẩm quyền. Thẩm quyền giải quyết không chỉ căn cứ vào địa điểm tổ chức hội nghị mà còn phụ thuộc vào chủ thể đứng ra tổ chức, cơ quan quản lý đối với chủ thể đó, nội dung và tính chất của chương trình.
Do đó, trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát đầy đủ tư cách pháp lý của đơn vị tổ chức và mối quan hệ giữa các bên tham gia chương trình. Việc xác định đúng cơ quan tiếp nhận ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế trường hợp hồ sơ phải chuyển cơ quan khác hoặc phải thực hiện lại một phần thủ tục, từ đó chủ động hơn về thời gian xử lý.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi chuẩn bị hồ sơ?
Trước hết, nội dung và mục đích của chương trình phải được thể hiện rõ ràng và thống nhất trong toàn bộ hồ sơ. Tên hội nghị, chủ đề, mục tiêu, chương trình làm việc và nội dung dự kiến trao đổi cần phản ánh đúng hoạt động thực tế sẽ được triển khai. Việc hồ sơ mô tả một nội dung nhưng chương trình thực tế lại có phạm vi khác có thể dẫn đến yêu cầu giải trình hoặc điều chỉnh.
Bên cạnh đó, thành phần tham dự cũng là một nội dung cần được rà soát kỹ. Đối với các chuyên gia, diễn giả, báo cáo viên hoặc khách mời nước ngoài, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết và xác định rõ vai trò của từng cá nhân trong chương trình. Trường hợp có tổ chức nước ngoài phối hợp hoặc tài trợ, các thông tin liên quan cũng cần được thể hiện phù hợp trong hồ sơ.
Thời gian và địa điểm tổ chức là những thông tin được cơ quan có thẩm quyền xem xét và ghi nhận cụ thể trong văn bản chấp thuận. Vì vậy, doanh nghiệp nên hạn chế thay đổi các nội dung này sau khi đã được phê duyệt. Nếu phát sinh thay đổi về thời gian, địa điểm, chương trình hoặc các nội dung quan trọng khác, đơn vị tổ chức cần kiểm tra và thực hiện thủ tục điều chỉnh theo quy định trước khi triển khai.
Ngoài ra, các báo cáo, bài tham luận, tài liệu, ấn phẩm, số liệu và hình ảnh sử dụng tại hội nghị, hội thảo cũng cần được kiểm soát chặt chẽ. Đơn vị tổ chức có trách nhiệm đối với nội dung được phát hành trước, trong và sau sự kiện. Vì vậy, tài liệu truyền thông và tài liệu chuyên môn nên được rà soát đồng thời với quá trình chuẩn bị hồ sơ pháp lý, thay vì chỉ xem xét khi chương trình sắp diễn ra.
Lưu ý về nghĩa vụ báo cáo sau khi hội nghị, hội thảo kết thúc
Thủ tục pháp lý đối với hội nghị, hội thảo quốc tế không kết thúc ngay sau khi chương trình được tổ chức. Theo nội dung các văn bản chấp thuận trong những hồ sơ Suntrust đã thực hiện, đơn vị tổ chức còn có trách nhiệm báo cáo kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chương trình, theo biểu mẫu và phương thức được cơ quan quản lý hướng dẫn.
Đây là nghĩa vụ mà doanh nghiệp tương đối dễ bỏ sót, đặc biệt khi sau khi kết thúc sự kiện các bộ phận đã chuyển sang những công việc khác. Vì vậy, ngay từ thời điểm chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp nên đồng thời lưu ý đến đầu việc báo cáo sau chương trình và lưu trữ đầy đủ những tài liệu cần thiết để phục vụ việc lập báo cáo.
Vì sao doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ từ sớm?
Hội nghị, hội thảo quốc tế thường liên quan đến nhiều đầu mối như diễn giả, khách mời, đơn vị tổ chức sự kiện, địa điểm, truyền thông, tài trợ và cơ quan quản lý nhà nước. Việc thay đổi lịch trình khi sự kiện đã đến gần có thể gây ra chi phí và ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị tổ chức.
Do đó, doanh nghiệp nên tiến hành rà soát thủ tục pháp lý ngay từ giai đoạn xây dựng kế hoạch. Việc chuẩn bị sớm giúp xác định chương trình có thuộc trường hợp phải xin phép hay không, cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết, hồ sơ cần những tài liệu gì và những nội dung nào cần thống nhất trước khi nộp. Qua đó, doanh nghiệp có thể chủ động hơn về tiến độ và hạn chế nguy cơ phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ khi ngày tổ chức đã đến gần.
Để biết thêm thông tin chi tiết về các thủ tục, dịch vụ vui lòng liên hệ Suntrust để được tư vấn và hỗ trợ.
