Trong bối cảnh hội nhập và chuyển giao công nghệ ngày càng mạnh mẽ, đăng ký hợp đồng li-xăng (hợp đồng chuyển quyền sử dụng quyền sở hữu công nghiệp) trở thành bước quan trọng giúp doanh nghiệp bảo đảm quyền lợi pháp lý khi khai thác tài sản sở hữu trí tuệ. Năm 2025, quy trình đăng ký hợp đồng li-xăng đã có nhiều điểm cập nhật, đặc biệt là có sự thay đổi về thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ thủ tục, hồ sơ và lưu ý thực tế khi đăng ký hợp đồng li-xăng mới nhất 2025.
Hợp đồng li-xăng là gì? Vì sao cần phải đăng ký hợp đồng li-xăng?
Li-xăng là việc chủ sở hữu đối tượng sở hữu công nghiệp cho phép tổ chức, cá nhân khác sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp của mình, trong khi vẫn tiếp tục giữ quyền sở hữu các quyền đó. Việc chuyển quyền sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp này phải được thực hiện dưới hình thức hợp đồng bằng văn bản. Hợp đồng bằng văn bản này được gọi là Hợp đồng chuyển quyền sở hữu công nghiệp hay Hợp đồng li-xăng.
Khoản 3 Điều 148 Luật Sở hữu trí tuệ hiện hành quy định Hợp đồng li-xăng phải đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì mới có giá trị pháp lý với bên thứ ba, trừ trường hợp đó là hợp đồng sử dụng nhãn hiệu.
Như vậy, trừ Hợp đồng chuyển quyền sử dụng nhãn hiệu, đối với các Hợp đồng chuyển quyền sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp khác, đăng ký là căn cứ để hợp đồng này có giá trị ràng buộc với bên thứ ba, đồng thời, giúp cơ quan nhà nước quản lý việc khai thác và chuyển giao quyền sở hữu công nghiệp, ngăn chặn các hành vi lạm dụng hoặc chuyển nhượng trái phép.
Hồ sơ đăng ký hợp đồng li- xăng gồm những gì? Cơ quan nào có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký hợp đồng li-xăng?
Hồ sơ đăng ký hợp đồng li-xăng gồm những tài liệu sau đây:
- Tờ khai đăng ký hợp đồng chuyển quyền sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp (Mẫu số 14, Phụ lục 3.3);
- 02 bản hợp đồng chuyển quyền sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp;
- Văn bản đồng ý của các đồng chủ sở hữu về việc chuyển quyền sử dụng đôitượng sở hữu công nghiệp, nếu quyền sở hữu công nghiệp thuộc sở hữu chung;
- Văn bản ủy quyền (trường hợp nộp thông qua đại diện);
- Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí:
- Phí thẩm định và lệ phí cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp đồng nộp tại UBND cấp tỉnh
- Phí đăng bạ và phí công bố nộp tại Cục Sở hữu trí tuệ.
Trước đây, Cục Sở hữu trí tuệ là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký hợp đồng li-xăng. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/07/2025, theo quy định tại Nghị định 136/2025/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan tiếp nhận hồ sơ này.
Xem thêm: Xử lý hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bằng biện pháp dân sự
Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký hợp đồng li-xăng
Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký hợp đồng li-xăng là 60 ngày áp dụng cho trường hợp đơn đăng ký hợp đồng li-xăng đã đầy đủ theo quy định pháp luật.
Trong trường hợp đơn đăng ký hợp đồng li-xăng có thiếu sót, cơ quan tiếp nhận sẽ ra thông báo dự định từ chối đăng ký hợp đồng, trong đó sẽ nêu rõ các thiếu sót của đơn. Người nộp đơn sẽ có thời hạn 60 ngày kể từ ngày ký thông báo để nộp đơn sửa chữa thiếu sót hoặc có ý kiến phản đối về dự định từ chối đăng ký hợp đồng.
Những lỗi sai thường gặp và khuyến nghị
Đơn đăng ký hợp đồng chuyển quyền sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp bị coi là có thiếu sót nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:
- Tờ khai không hợp lệ;
- Thiếu một trong các tài liệu trong danh mục tài liệu phải có;
- Văn bản ủy quyền không hợp lệ;
- Bản sao hợp đồng không được xác nhận hợp lệ;
- Tên, địa chỉ của bên chuyền giao trong hợp đồng không phù hợp với các thông tin tương ứng trong văn bằng bảo hộ hoặc trong hợp đồng là căn cứ phát sinh quyền chuyển giao, văn bản ủy quyền, tờ khai; tên, địa chỉ của bên được chuyển giao trong hợp đồng không phù hợp với tên, địa chỉ ghi trong văn bản ủy quyền, tờ khai;
- Hợp đồng không có đủ chữ ký (và con dấu, nếu có) của bên chuyển quyền và bên được chuyển quyền;
- Bên chuyển quyền không phải là chủ văn bằng bảo hộ;
- Đối tượng sở hữu công nghiệp liên quan không còn trong thời hạn hiệu lực bảo hộ hoặc đang có tranh chấp;
- Hợp đồng chuyển quyền thiếu các nội dung phải có theo quy định tương ứng tại khoản 1 Điều 144 Luật Sở hữu trí tuệ;
- Hợp đồng có nội dung không phù hợp với quy định về các điều khoản hạn chế bất hợp lý quyền của bên được chuyển quyền sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp quy định tại khoản 2 Điều 144 Luật Sở hữu trí tuệ;
Để tránh những thiếu sót dẫn đến việc kéo dài thời gian thực hiện thủ tục đăng ký hợp đồng li-xăng, SUNTRUST có một số khuyến nghị như sau:
Thứ nhất, kiểm tra kỹ thành phần hồ sơ và thông tin pháp lý của các bên trong hợp đồng li-xăng. Cần kiểm tra kỹ tờ khai đã đúng mẫu quy định hay chưa; kiểm tra tên, địa chỉ, các thông tin pháp lý của bên chuyển quyền và bên nhận chuyển quyền, đảm bảo các thông tin chính xác và thống nhất.
Thứ hai, kiểm tra tình trạng pháp lý của đối tượng sở hữu công nghiệp, cần đảm bảo văn bằng bảo hộ đối tượng sở hữu công nghiệp còn hiệu lực tại thời điểm ký hợp đồng.
Thứ ba, đảm bảo hợp đồng chuyển quyền sở hữu công nghiệp có đầy đủ nội dung bắt buộc và tuân thủ quy định của pháp luật về Sở hữu trí tuệ. Điều này đảm bảo hợp đồng được coi là phù hợp với quy định của pháp luật và có hiệu lực để đăng ký.
Để bảo đảm hồ sơ đăng ký hợp đồng chuyển quyền sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp được soạn thảo, rà soát và nộp đúng quy định pháp luật, các bên nên tham khảo ý kiến tư vấn của tổ chức có chuyên môn về Sở hữu trí tuệ. Việc được hỗ trợ bởi đơn vị tư vấn chuyên nghiệp giúp hạn chế sai sót về hình thức, nội dung hợp đồng, cũng như bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong quá trình giao kết và đăng ký hợp đồng.
