Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, các hoạt động hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hợp tác, trao đổi tri thức và phát triển kinh tế – xã hội. Nhằm đảm bảo quá trình tổ chức diễn ra theo đúng quy định của pháp luật, các tổ chức, cá nhân có nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam cần thực hiện thủ tục xin cấp phép theo quy định hiện hành.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ theo quy định pháp luật năm 2025, giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy trình và đảm bảo tuân thủ quy định của Nhà nước.
Thành phần hồ sơ Thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
- Công văn xin phép tổ chức tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;
- Đề án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo Mẫu 01 Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ (Kèm dự thảo các bài phát biểu, trình bày và tài liệu dự kiến phát tại hội nghị, hội thảo quốc tế. Tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và đóng dấu xác nhận của đơn vị);
- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;
- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có) .
Trình tự thực hiện Thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
- Bước 1: Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho Bộ phận một cửa – Sở Ngoại vụ Hà Nội trong thời hạn ít nhất là 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.
- Bước 2: Sau khi nhận được hồ sơ, Sở Ngoại vụ Hà Nội lấy ý kiến bằng văn bản của Công an Thành phố, UBND quận/huyện (nơi tổ chức hội nghị, hội thảo), các cơ quan, địa phương liên quan. Công an Thành phố, UBND quận/huyện (nơi tổ chức hội nghị, hội thảo), các cơ quan, địa phương liên quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
- Bước 3: Sau khi có đầy đủ ý kiến bằng văn bản Công an Thành phố, UBND quận/huyện (nơi tổ chức hội nghị, hội thảo), các cơ quan, địa phương liên quan, Sở Ngoại vụ Hà Nội trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho các cơ quan, địa phương có liên quan.
Xem thêm: Dịch vụ tư vấn pháp luật cho doanh nghiệp
Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Hà Nội
Sở Ngoại vụ Thành phố Hà Nội (Căn cứ Quyết định 4283/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội ngày 28/09/2021)
Thời hạn giải quyết xin cấp cấp giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
Căn cứ Quy trình xử lý Thủ tục cấp giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo Quyết định 4283/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội ngày 28/09/2021: Thời gian xử lý hồ sơ vào khoảng 25 ngày làm việc.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản trả lời đơn vị tổ chức về việc cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
Phí, lệ phí: Không có.
Mẫu 01 Kèm theo Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21 tháng 02 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ
| TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC ————- Số:…………….. | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————– …, ngày …. tháng…. năm … |
ĐỀ ÁN
Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế về …
————–
Kính gửi:………………………………………………….
I. LÝ DO, MỤC ĐÍCH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO
1. Bối cảnh, lý do tổ chức
2. Mục đích, dự kiến kết quả
3. Danh nghĩa tổ chức
II. THÔNG TIN CỤ THỂ VỀ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO
1. Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo
2. Địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có)
3. Hình thức và công nghệ tổ chức (nếu là hội nghị, hội thảo trực tuyến)
4. Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan, tổ chức, cá nhân tài trợ (nếu có)
5. Dự kiến thành phần và số lượng tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài
6. Thông tin về báo cáo viên/diễn giả người nước ngoài: về lý lịch trích ngang và trình độ chuyên môn
III. NỘI DUNG, CHƯƠNG TRÌNH LÀM VIỆC
IV. CÁC HOẠT ĐỘNG BÊN LỀ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO (NÊU RÕ THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM, NỘI DUNG)
V. KẾ HOẠCH TUYÊN TRUYỀN HỘI NGHỊ, HỘI THẢO
VI. NGUỒN KINH PHÍ TỔ CHỨC
| Nơi nhận: – Như trên; – Lưu: …… | THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ CHỨC (Chữ ký, đóng dấu) Họ và tên |
