Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những chính sách quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động và góp phần xây dựng môi trường làm việc bền vững trong doanh nghiệp. Không chỉ là nghĩa vụ theo quy định pháp luật, BHXH còn là yếu tố giúp doanh nghiệp thu hút, giữ chân nhân sự và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc thực hiện đầy đủ các quy định về BHXH, dẫn đến rủi ro pháp lý và ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động. Vậy doanh nghiệp cần hiểu rõ những gì về BHXH để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa lợi ích cho cả hai bên? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!
Đối tượng nào phải tham gia đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc?
Theo quy định thì tham gia bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của doanh nghiệp và người lao động. Có 3 nhóm đối tượng bắt buộc đóng bảo hiểm xã hội bao gồm:
- Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn hoặc không xác định thời hạn, theo mùa vụ, hoặc công việc nhất định có thời hạn từ 3 đến 12 tháng.
- Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 đến dưới 3 tháng.
- Người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương
Nguyên tắc của bảo hiểm xã hội:
Hiện nay theo quy định hiện hành mức hưởng bảo hiểm xã hội được tính trên cơ sở mức đóng, thời gian đóng bảo hiểm xã hội và có chia sẻ giữa những người tham gia bảo hiểm xã hội;
Mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được tính trên cơ sở tiền lương tháng của người lao động. Mức đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện được tính trên cơ sở mức thu nhập tháng do người lao động lựa chọn;
Người lao động vừa có thời gian đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc vừa có thời gian đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện được hưởng chế độ hưu trí và chế độ tử tuất trên cơ sở thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội. Thời gian đóng bảo hiểm xã hội đã được tính hưởng bảo hiểm xã hội một lần thì không tính vào thời gian làm cơ sở tính hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội;
Quỹ bảo hiểm xã hội được quản lý tập trung, thống nhất, công khai, minh bạch; được sử dụng đúng mục đích và được hạch toán độc lập theo các quỹ thành phần, các nhóm đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định và chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định;
Việc thực hiện bảo hiểm xã hội phải đơn giản, dễ dàng, thuận tiện, bảo đảm kịp thời và đầy đủ quyền lợi của người tham gia bảo hiểm xã hội.
Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội của công ty mới thành lập
Khi công ty mới thành lập cần làm hồ sơ cho 2 đối tượng là người lao động và đối với doanh nghiệp:
Đối với người lao động:
- Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội (Mẫu TK1-Ts)
- Trường hợp được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh nếu có;
Đối với doanh nghiệp:
- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT);
- Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty;
- Hợp đồng lao động công ty – nhân viên có ký tên đóng dấu giáp lai của công ty.
Căn cứ vào Luật Bảo hiểm xã hội 2014, có các loại bảo hiểm bắt buộc trong doanh nghiệp sau đây:
- Bảo hiểm xã hội (BHXH): loại hình bảo hiểm này gồm có quỹ thai sản, ốm đau, tử tuất, hưu trí.
Khi Doanh nghiệp thuộc đối tượng tham gia BHXN bắt buộc được quy định tại khoản 1 điều 2 Luật BHXH 2014:
- Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác
- Cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo HĐLĐ, HDDLV;
- Cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.”
Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội cho công ty mới thành lập
Doanh nghiệp thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu theo các bước như sau:
Bước 1. Làm thủ tục xin cấp mã đơn vị
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin mã đơn vị BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp qua mạng theo 2 cách sau:
- Cách 1: Thực hiện thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH trên phần mềm kê khai BHXH điện tử và sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký xác thực. Bạn có thể dễ dàng đăng ký mua chữ ký số và phần mềm kê khai BHXH từ các nhà cung cấp như VIETTEL, VNPT, BKAV…;
- Cách 2: Truy cập website của cơ quan BHXH Việt Nam theo đường link: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn để thực hiện đăng ký mã đơn vị và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ (tại thành phố Hồ Chí Minh đang áp dụng theo hình thức này).
Lưu ý: Tại nhiều tỉnh thành, sau khi thực hiện đăng ký cấp mã đơn vị trên phần mềm hỗ trợ kê khai BHXH, doanh nghiệp phải mang hồ sơ giấy nộp tại cơ quan bảo hiểm. Hồ sơ gồm có: Mẫu TK3-TS và Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty.
Bước 2. Báo tăng lao động
Sau khi được cấp mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp có thể thực hiện các nghiệp vụ báo tăng, giảm lao động. Bước này, doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản khai báo trên các phần mềm kê khai BHXH hoặc trên website BHXH Việt Nam hoặc nộp hồ sơ giấy tại cơ quan BHXH quản lý.
Khi doanh nghiệp đăng ký và đóng tiền BHXH cho người lao động xong, cơ quan BHXH sẽ cấp Sổ BHXH, thẻ BHYT của người lao động sau 5 ngày
Trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy đăng ký BHXH lần đầu thì có thể kết hợp hồ sơ bước 1 và bước 2 khi nộp hồ sơ BHXH. Lưu ý phải đính kèm thêm CMND photo của người lao động tham gia BHXH.
Lưu ý khi đăng ký bảo hiểm xã hội cho công ty mới thành lập:
Công ty phải làm thủ tục đăng ký BHXH lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày công ty ký kết hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng với người lao động.
Mỗi doanh nghiệp khi đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mình tại cơ sở hành chính cấp quận, huyện, thành phố thì sẽ được cấp một mã đơn vị để cơ quan quản lý BHXH tại nơi đó sẽ theo dõi riêng.
Khi thay đổi địa chỉ khác quận hay khác tỉnh, doanh nghiệp phải phải báo giảm nhân viên và chốt sổ BHXH cho nhân viên. Và khi qua quận, huyện, tỉnh mới doanh nghiệp phải đăng ký xin cấp lại mã đơn vị BHXH mới và nộp hồ sơ BHXH lần đầu. Trừ 1 số doanh nghiệp có cơ quan quản lý là BHXH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì khi nào chuyển tỉnh thì mới làm lại hồ sơ còn trong tỉnh hay trong thành phố thì không cần.
Sau khi doanh nghiệp báo tăng lao động, đối với những lao động đã có sổ BHXH thì sẽ chỉ được cấp thẻ bảo hiểm y tế, còn nếu mất sổ BHXH thì phải làm thêm hồ sơ xin cấp lại sổ sau đó hồ sơ báo tăng mới được chấp thuận.
Xem thêm: Dịch vụ tư vấn pháp luật cho doanh nghiệp
Mức đóng và tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội của công ty mới thành lập như thế nào?
Mức đóng BHXH thông thường hiện nay là 32%, trong đó doanh nghiệp đóng cho người lao động 21.5 % và người lao động phải đóng 10.5 %.
Số tiền đóng BHXH = 32% x Mức lương đóng BHXH;
Mức lương đóng BHXH > hoặc = Mức lương tối thiểu vùng;
Mức lương đóng BHXH = mức lương + phụ cấp + các khoản bổ sung khác theo quy định.
Mức đóng của doanh nghiệp:
+ Với lao động người Việt Nam: Tổng 17% tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng (14% vào Quỹ hưu trí- Tử tuất, 3% vào Quỹ ốm đau- thai sản).
+ Với lao động người nước ngoài: Tổng 3% tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXN, BHYT, BHTN hàng tháng vào Quỹ ốm đau- thai sản
Bắt đầu từ ngày 01/01/2022, Lao động nước ngoài bổ sung mức đóng
+ Với người sử dụng lao động nước ngoài: đóng 14% vào quỹ hưu trí, tử tuất
+ Người lao động nước ngoài đóng 8% vào quỹ hữu trí, từ tuất
- Bảo hiểm y tế (BHYT): Dùng chi trả trong trường hợp ốm đau, bệnh tật,…
Mức đóng của doanh nghiệp: Với lao động Việt Nam hay lao động nước ngoài , mức đóng đều là 3% tiền lương tháng
- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): bù đắp một phần thu nhập khi người lao động bị mất việc làm dựa trên cơ sở của Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp đã đóng.
Căn cứ Điều 43 Luật Việc làm 2013 quy định doanh nghiệp thuộc đối tượng tham gia BHTN cho người lao động
“3. Người sửu dụng lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp bao gồm các cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam, Doanh nghiệp hợp tác xã, hộ gia đình, hộ kinh doah, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng lao động quy định tại khoản 1 điều 43 Luật Việc làm 2013”
- Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ, BNN): người được bảo hiểm được chi trả khi không may bị tai nạn, bệnh tật có liên quan đến công việc của mình.
Theo Điều 2 Nghị định 37/2016/NĐ– CP về đối tượng đóng BHTNLĐ-BNN như sau:
” 2. Người sử dụng lao động theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội”
Mức đóng BHTNLĐ-BNN của doanh nghiệp được quy định:
Trường hợp 1: Trường hợp doanh nghiệp không gửi văn bản đề nghị hoặc đã hết thời gian được đóng với mức thấp hơn:
+ Với lao động VN: 0.5% tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng
+ Với lao động nước ngoài: 0.5% tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng
Trường hợp 2 : Trường hợp DN gửi văn bản đề nghị được đóng vào quỹ TNLĐ- BNN với mức thấp hơn và có quyết định chấp nhận của Bộ Lao động- Thương Binh và Xã hội ( theo điểm b khoản 1 Điều 4, Điều 5 Nghị định 58/2020/NĐ-CP)
Với lao động Việt Nam, 03% tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH, BHTN hàng tháng
Với lao động nước ngoài, 03% tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH, BHTN hàng tháng
Công ty mới thành lập có bắt buộc đăng ký bảo hiểm xã hội không?
Câu trả lời là Có. Đăng ký BHXH là trách nhiệm của doanh nghiệp khi sử dụng lao động. Doanh nghiệp phải thủ tục đăng ký BHXH lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng với người lao động.
Đăng ký BHXH lần đầu cho công ty mất bao lâu?
Tổng thời gian là từ 7-8 ngày làm việc. Trong đó, thời gian để cơ quan BHXH cấp mã đơn vị là khoảng 1-2 ngày, thời gian cơ quan BHXH cấp sổ BHXH và thẻ bảo hiểm y tế là 5 ngày.
Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ Suntrust để được tư vấn và hỗ trợ.
